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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

OBJETIVO DEL PROCESO

Administrar los recursos financieros del SENA, mediante el recaudo, fiscalización, registro presupuestal y de las operaciones contables, como también la gestión de pagos, con el fin de garantizar la sostenibilidad financiera y la razonabilidad de la información.

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL NACIONAL

DIRECTOR(A)  ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A)

PROVEEDORES - GRUPOS DE INTERÉS ENTRADAS O INSUMOS FASE DEL CICLO SGC SGA SSST SSI ACTIVIDADES SALIDAS (PRODUCTO/SERVICIO) CLIENTES - GRUPOS DE INTERÉS AMBITO DE IMPLEMENTACIÓN DEPENDENCIA DG AMBITO DE IMPLEMENTACIÓN REGIONALES AMBITO DE IMPLEMENTACIÓN CENTRO DE FORMACIÓN
Proceso de Gestión de  Direccionamiento Estratégico Ministerio de Hacienda y Crédito Público Plan estratégico. Políticas, objetivos y lineamientos de la entidad, Lineamientos para la formulación de Plan de Acción Circular SIIF, Lineamientos Gobierno Nacional, P       Formular el plan de acción del Proceso de Gestión de Recursos Financieros Plan de acción Proceso de Gestión Recursos financieros Proceso de Gestión de  Direccionamiento estratégico Dirección Administrativa y Financiera N/A N/A
Entidades financieras Saldos bancarios Disponibilidad de Recursos P       Administrar el flujo de efectivo disponible para el cumplimiento de las obligaciones de la entidad  Disponibilidad de recursos  Personas Naturales y Jurídicas Toda la entidad Dirección Administrativa y Financiera N/A N/A
Dirección del Tesoro Nacional Decreto liquidación aprobado vigencia P       Desagregar el presupuesto para la vigencia Resolución  de apertura Notificación de asignación de presupuesto. Toda la Entidad Dirección Administrativa y Financiera N/A N/A
Entes de Control Contaduría General de la Nación UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) Informes de Entes de Control. Lineamientos para  manejo de Cuentas Circular Lineamientos contables, Régimen de Contabilidad Publica Base de datos de posibles evasores o elusores de aportes parafiscales. P       Establecer los lineamientos para el adecuado y oportuno recaudo y registro de las operaciones asociadas a la gestión de recursos financieros de la entidad. Comunicaciones y/o circulares Plan de cuentas de la Entidad Informe de empresas presuntamente elusoras, evasoras o morosas en el pago de aportes parafiscales del SENA para iniciar proceso de fiscalización. Toda la Entidad Dirección Administrativa y Financiera N/A N/A
Proceso de Gestión de  Direccionamiento Estratégico Lineamientos para la Elaboración de la Matriz de Comunicaciones P Elaborar de  Matiz de Comunicaciones del proceso Matriz de comunicaciones elaborada Toda la Entidad Todas N/A N/A
Proceso de Gestión de  Direccionamiento Estratégico Lineamientos de contexto P   Identificar el  contexto Interno y Externo de la Dependencia Centro, incluyendo los temas relacionados con el Proceso Documento de Contexto Actualizado Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Proceso de Gestión de  Direccionamiento Estratégico Lineamientos de Partes interesadas P   Identificar las Necesidades y expectativas de las partes interesadas Pertinentes Documento de Comprensión de las Necesidades y expectativas de las partes interesadas Pertinentes Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Proceso de Gestión de  Direccionamiento Estratégico Lineamientos para la identificación de Riesgos, de proceso, corrupción y ambientales P     Identificar los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso y subsistemas, teniendo en cuenta el Contexto y la necesidades y expectativas de las partes interesadas Pertinentes Matriz de Riesgos de Proceso Matriz de Riesgos de Corrupción Riesgos Ambientales Identificados Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Proceso de Gestión de Direccionamiento Estratégico Gestión del Talento Humano Lineamientos para la  identificación de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable al proceso,  así como Peligros y Riesgos de SST P     Identificar aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable al proceso,  así como Peligros y Riesgos de SST Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales Matriz de Peligros y Riesgos Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Todos los Procesos Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales Matriz de Peligros y Riesgos P     Establecer los Programas Ambientales  y de SST de la Entidad Programas Ambientales Establecidos Programas SST Establecidos Toda la Entidad Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo N/A N/A
Proceso de Gestión de Direccionamiento Estratégico Gestión del Talento Humano Lineamientos para la elaboración de Documentos de Control Operacional P     Elaborar los de Documentos de Control operacional Documentos de Control operacional Elaborados Toda la Entidad Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Todos  Todos
Proceso de Gestión de Direccionamiento Estratégico Gestión del Talento Humano Lineamientos para la  identificación de Requisitos Legales  Ambientales y de SST P     Identificar  los  Requisitos Legales  Ambientales y de SST Matriz de Identificación de cumplimiento legal SGA Matriz de Identificación de cumplimiento legal SST Toda la Entidad Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Todos  Todos
Proceso Gestión Documental Proceso Gestión de TI Proceso Infraestructura y Logística Orientaciones metodológicas P       Identificar activos de información y definición de controles para la seguridad de la información  Matriz de riesgos de seguridad de la información frente a la plataforma tecnológica Proceso Gestión Documental Proceso Gestión de TI Oficina de Sistemas N/A N/A
Todos los Procesos Matriz de riesgos  de seguridad informática frente a la plataforma tecnológica P       Consolidar, analizar y valorar los riesgos para la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información asociados a la plataforma tecnológica de la entidad. Planes de seguridad informática (Plataforma tecnológica) Proceso Gestión de TI Oficina de Sistemas N/A N/A
Entidades financieras Operadoras de información Coordinadores Regionales de relaciones Corporativas y/o  Misionales Ministerio de Trabajo Sistema de recaudo electrónico Saldos bancarios Información por Regional de cada caso fiscalizado Resoluciones y lineamientos del Ministerio de Trabajo Archivos electrónicos de ingresos H       Recaudar  los ingresos catalogados como recursos propios y fondos especiales, controlar y ejecutar los ingresos tanto propios como nación.   Informes consolidados con la información de análisis de cada Gestión,  de multas del Ministerio de Trabajo los  requeridos por la UGPP Reportes, Informes, Relaciones de Ingresos, Archivos  del recaudo  Coordinadores Regionales de Relaciones Corporativas, Coordinador Misional, Coordinación Normalización de Cartera, Directores Regionales UGPP Dirección Administrativa y Financiera Todos Todos
Ordenadores de Gasto. Unidades y/o Subunidades Ejecutoras Grupos de Apoyo Administrativo, Mixto y/o Intercentros. Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Sistema, SIIF Nación, Todos los Procesos Solicitudes Expedición De Certificados de Disponibilidad Presupuestal Solicitudes de registro y de modificaciones de  Compromisos Presupuestales: Vigencia Actual, Vigencias Futuras, Vigencias Expiradas, Reservas Presupuestales.   H       Consolidar  y efectuar los registros de los movimientos presupuestales en el aplicativo SIIF Nación II. Certificados de Disponibilidad Presupuestal  Expedidos en el aplicativo SIIF Nación II Registro en el aplicativo  SIIF Nación II de compromisos presupuestales Vigencia Actual, Vigencias Futuras, Vigencias Expiradas, Reservas Presupuestales. Anexos Resoluciones de Traslado  Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Entidades financieras Grupo de Tesorería Direccionamiento estratégico, Todos los procesos de la entidad Dirección Administrativa y Financiera Todos Todos
Grupo de Presupuesto Ministerio de hacienda y Crédito Público, Sistema SIIF Nación, Entidades Financieras Personas naturales y jurídicas Externas Todos los procesos Registros Presupuestales Certificados de Disponibilidad Presupuestal Información de los diferentes aplicativos,  Información de los sistemas alternos que manejan inventarios, propiedad planta y equipo y  cartera. Extractos Bancarios Documentos soporte para pago por concepto de compra, prestación de servicios, convenios, Anticipo de Contratos H       Efectuar los registros contables y de pago en el aplicativo SIIF Nación II. Archivos consolidados.   Registro Obligaciones en el SIIF Registros contables conciliados Libros contables actualizados Registro de comprobantes de contabilidad, Documento de conciliación Ordenes de pago Todos los procesos de la  Dirección General,   Regionales y Centros de Formación. Terceros Naturales y jurídicos Beneficiarios finales del pago Dirección Administrativa y Financiera Todos Todos
Ministerio de Hacienda, Ministerio de Trabajo Dirección General, Regionales y Centros, Personas Naturales y Jurídicas Contaduría  General de la Nación Organismos de control Sistema SIIF, Solicitudes de Información Requerimientos  de entes de control. Lineamientos. Reportes e informes en Aplicativo SIIF Nación Balance General   H       Generar y presentar informes para entidades tributarias, entes de control internos y externos y demás dependencias que lo requieran, relacionados con la ejecución de las actividades propias del proceso de Gestión de Recursos Financieros.  Informes de Seguimiento y Ejecución por Grupo. Reporte de Operaciones Reciprocas Informe Diario de Tesorería Respuesta a Solicitudes de información y  requerimientos Reportes Actualización de formularios en CHIP Dirección de Planeación Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Contaduría General de la Nación Contraloría General de la República. Dirección Administrativa y Financiera Todos Todos
Sistema SIIF Todos los procesos de la Dirección General Regionales y Centros de Formación Registro de operaciones Registro de las depuraciones producto de las conciliaciones H       Elaborar y presentar los Estados Financieros económicos, sociales y ambientales Intermedios y Anuales Balance General, Estado de actividad financiera económica social y ambiental, Cambios en el patrimonio, Notas de carácter general y especificas a los estados contables, Certificación de estados contables, publicación de la certificación vía web, Libros oficiales del sistema SIIF,  Dirección General Dirección de Planeación Dirección Administrativa y Financiera Contraloría General de la República Contaduría General de la Nación Ciudadanía y grupos de interés Dirección Administrativa y Financiera Todos Todos
Todos los Procesos Matriz de comunicaciones Elaborada H Divulgar  e Implementar la Matriz de Comunicaciones Matriz de comunicaciones divulgada e implementada Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Todos los Procesos Matriz de Riesgos de Proceso Matriz de Riesgos de Corrupción Riesgos Ambientales Identificados H     Gestionar los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso y subsistemas  Matriz de Riesgos de Proceso Matriz de Riesgos de Corrupción Riesgos Ambientales Identificados Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Todos los Procesos Programas Ambientales Establecidos Programas SST Establecidos H     Ejecutar las actividades definidas para el proceso en los programas de gestión ambiental  y programas SST Prácticas y controles ambientales y de SST aplicados en el proceso  Toda la Entidad Dependencias que tengan actividades Asignadas Todos  Todos
Todos los Procesos Documentos de Control operacional Elaborados H     Implementar Controles operacionales Evidencia de la Implementación de Controles operacionales Toda la Entidad Dirección Administrativa y Financiera Oficina de Sistemas Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Secretaria General Todos  Todos
Todos los Procesos Matriz de Identificación de cumplimiento legal SGA Matriz de Identificación de cumplimiento legal SST H     Evaluar el Cumplimiento de los Requisitos legales aplicables y realizar actividades enfocadas al cumplimiento de los mismos Matriz de Evaluación de cumplimiento legal SGA con evidencias de cumplimiento Matriz de Evaluación de cumplimiento legal SST con evidencias de cumplimiento Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Proceso Gestión de TI Planes de seguridad informática (Plataforma tecnológica) H       Aplicar los controles necesarios para la seguridad de la plataforma informática de la Entidad. Controles de seguridad sobre la plataforma tecnológica aplicados Proceso Gestión de TI Todas Todas Todos
Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección Administrativa y Financiera Grupos de apoyo administrativo, regionales y centros Reporte de análisis y seguimiento. V       Verificar el cumplimiento de metas de recaudo y  de la cadena presupuestal, Informes de gestión Reporte de Ejecución Presupuestal consolidado Entes de Control Proceso de Gestión de Recursos Financieros Dirección General  Dirección Administrativa y Financiera Todos Todos
Sistema Integrado de Informacion Financiera SIIF Sistemas de información Aplicativo Regional de Aportes Informes  contables  Informes de recaudo Informe  de gestión realizado durante el bimestre para aportes, FIC y Contrato de aprendizaje Certificado  original Conciliaciones  V       Verificar la razonabilidad de las cifras registradas en los estados contables.  Estados Contables con cifras más razonables Informe comportamiento de recaudo Reporte de los indicadores de gestión (Valor Liquidaciones  por fiscalización, Valor Recaudo liquidaciones , Valor Recaudo Resoluciones pendientes de pago, Resoluciones enviadas a proceso coactivo) Certificado ajustado Ajustes contables Organismos de control Dirección administrativa y financiera, Regional  Personas naturales y jurídicas  Proceso de Direccionamiento Estratégico Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Dirección Administrativa y Financiera Todos Todos
Todos los Procesos Matriz de comunicaciones divulgada e implementada V Verificar la Implementación de la Matriz de Comunicaciones Evidencias de Implementación de Matriz de comunicaciones Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Todos los Procesos Matriz de Riesgos de Proceso Matriz de Riesgos de Corrupción Riesgos Ambientales Identificados V     Gestionar los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso y subsistemas  Evidencias de Monitoreo de Riesgos  asi como implementación de nuevos controles Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Todos los Procesos Programas Ambientales Establecidos Programas SST Establecidos V     Verificar la ejecución de las actividades definidas para el proceso en los programas de gestión ambiental  y de SST Evidencia del seguimiento a la ejecución de Actividades Toda la Entidad Dependencias que tengan actividades Asignadas Todos  Todos
Todos los Procesos Documentos de Control operacional Elaborados V     Verificar la Implementación de Controles operacionales Evidencia del seguimiento a la Implementación de Controles operacionales Toda la Entidad Dirección Administrativa y Financiera Oficina de Sistemas Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Secretaria General Todos  Todos
Todos los Procesos Matriz de Identificación de cumplimiento legal SGA Matriz de Identificación de cumplimiento legal SST V     Reevaluar el Cumplimiento de los Requisitos legales aplicables  Matriz de Evaluación de cumplimiento legal SGA con evidencias de cumplimiento Matriz de Evaluación de cumplimiento legal SST con evidencias de cumplimiento Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Proceso Gestión de TI Planes de seguridad informática (Plataforma tecnológica) V       Verificar la aplicar los controles necesarios para la seguridad de la plataforma informática de la Entidad. Controles de seguridad sobre la plataforma tecnológica aplicados Proceso Gestión de TI Todas Todas Todos
Todos los Procesos Circulares lineamientos Instrucciones Comunicaciones   A       Realizar la retroalimentación sobre el desempeño operativo del proceso  Circulares Socializaciones Correos electrónicos Toda la Entidad Todas Todos  Todos
Entes de Control Gestión de evaluación y control, Proceso de Gestión Direccionamiento Estratégico Informes de Gestión Informes de Auditoría (Hallazgos) Planes de mejoramiento  A Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora en cada uno de los subsistemas, de gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información.  Registro de acciones de mejora implementadas. Reporte a entes de control Toda la Entidad Entes de control Todas Todos  Todos

RIESGOS :

Ver Módulo de Administración de Riesgos INDICADORES Ver Módulo de Objetivos e Indicadores

REQUISITOS LEGALES:

Ver Normograma REGISTROS Ver Listado Maestro de Registros