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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA

OBJETIVO DEL PROCESO Adquirir y administrar bienes y servicios inscritos en el Plan Anual de Adquisiciones soportado en la elaboración y análisis de estudios previos y mediante las diferentes modalidades de contratación para  garantizar el adecuado funcionamiento del Sena.
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL NACIONAL DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
PROVEEDORES - GRUPOS DE INTERES
ENTRADAS O INSUMOS
ACTIVIDADES
SALIDAS (PRODUCTO/SERVICIO)
CLIENTES - GRUPOS DE INTERES
ÁMBITO DE IMPLEMENTACIÓN
Todos los procesos Formatos de  necesidades para el plan anual de adquisiciones
P
Establecer  los lineamientos  para la formulación del Plan Anual de
Adquisiciones de la Vigencia, 
Resolución de desagregación del presupuesto Todos los procesos DG
Contaduría General de la Nación
Contraloría General de la República 
Directrices y lineamientos de la Contaduría General de la Nación y  la
Contraloría General de la República. Políticas y Lineamientos
Institucionales y contables
Definir los lineamientos internos para el manejo, control y seguimiento de los bienes de la Entidad. Lineamientos para el manejo de bienes de la Entidad Todos los procesos DG
Direccionamiento estratégico Matriz de Requerimientos para la elaboración del POA (Plan Operativo Anual) Definir los lineamientos para la adecuada distribución de los recursos para las actividades de mantenimiento de la infraestructura, adecuaciones y construcciones a nivel nacional. 
Circulares
 POA (Plan Operativo Anual)
Todos los procesos DG
Direccionamiento Estratégico Matriz de aspectos e impactos ambientales Participar en la identificación de aspectos e impactos ambientales y la reglamentación aplicable al proceso. Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales Proceso Direccionamiento Estratégico TN
Gestión de Talento Humano Matriz de Peligros Participar en la identificación de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Matriz de Identificación de Riesgos Proceso Gestión del Talento Humano TN
Gestión Tecnologías de la Información Matriz de activos de información Participar en la identificación de activos de información y definición de controles para la seguridad de la información. Matriz de Identificación de Controles para la Información Proceso Gestión de Tecnologías de la Información TN
Direccionamiento estratégico, Gestión contractual  Asignación de recursos, estudios previos

H

 

 

 

 

Realizar el proceso de contratación de los servicios generales Servicios generales contratados Gestión Contractual TN
Cuentadantes con bienes a su cargo, supervisores de contrato de adquisiciones de bienes Contratos, facturas, resoluciones de donaciones, convenios, reposiciones, acta de recibo a satisfacción, solicitud de bienes, solicitudes de donaciones, acto administrativo, solicitud de servicio de transporte, cronograma de actividades para el levantamiento de tomas físicas y bajas de bienes. Ejecutar las actividades de manejo de inventario, custodia, almacenaje y distribución de bienes muebles e inmuebles de consumo y devolutivos  Cuenta de responsabilidad, Notas de Entrada y Salida de Bienes, registros de reintegro, traspaso, traslado y bajas de bienes, resolución de bajas, informe mensual de almacén Cuentadantes, entidades nacionales y adjudicatarios de lotes de bienes dados de baja en venta de subasta pública TN
Todos los procesos
POA
Estudios de Mercado
Estudios Previos
Contratos de obras y consultoría
Diseñar,  coordinar y ejecutar proyectos de construcciones, mantenimiento, adecuación y administración de inmuebles para la realización de obras civiles y adecuaciones en los bienes inmuebles de la entidad y su adecuada distribución de los recursos. 
Obra y resultados de las consultorías
Resolución de traslado de recursos. 
Emisión de Conceptos Técnicos
Todos los procesos DG
Direccionamiento Estratégico Metodología Establecida Ejecutar  las actividades definidas para el proceso en los programa de gestión ambiental  Registros de actividades de gestión ambiental Proceso Direccionamiento Estratégico -
Planeación y Direccionamiento
Corporativo
TN
Proceso de Gestión de Talento Humano Metodología Establecida Ejecutar  las actividades definidas para el proceso en los programa de seguridad y salud ocupacional Registros de actividades de S&SO Proceso Gestión del Talento Humano TN
Proceso de Tecnología de la Información Metodología Establecida Aplicar los controles necesarios para la seguridad de la información Registros de actividades de seguridad de la información Proceso de Tecnologías de la Información TN
Todos los Procesos
Requerimientos de Contratación
Plan Anual de Adquisiciones
V
Verificar la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones Informe de verificación Gestión de Infraestructura y Logistica TN
Centros de formación, Regionales Minutas de los contratos, Normatividad interna y Externa, Informes de supervisión , actas de ejecución, comunicaciones internas (Correos electrónicos), comunicaciones externas(oficio), solicitudes de pago, adiciones y prorrogas eventuales de contrato, circulares y resoluciones, facturas, remisiones, guías de transporte, notas de entrada al almacén. Verificar el correcto desarrollo a la ejecución de las actividades  relacionadas en los contratos de Servicios Generales y Adquisiciones Autorizaciones, Solicitudes de modificaciones o Rechazos de solicitudes Centros de formación, Regionales TN
Contaduría General de la Nación
Contraloría General de la República
Grupo de Almacén e inventarios en la Dirección General y quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación 
Directrices y lineamientos  de la Contaduría General de la Nación y  la Contraloría General de la República
Políticas y Lineamientos Institucionales y contables.
Registros en el sistema de información de inventarios.
Realizar el seguimiento y control a la ejecución de las actividades del Grupo de Almacén e Inventarios. Registro de seguimiento y control de la ejecución de las actividades establecidas en los procedimientos del Grupo de Almacenes e Inventarios. Todos los procesos DG
Gestión Contractual y Convenios Manual de Supervisión Realizar seguimiento a los contratos de mantenimiento, adecuaciones, construcciones y consultorías a nivel nacional, verificando la ejecución de acuerdo a los principios de anualidad presupuestal. 
Informes de Supervisión
Cuadros de Seguimiento y ejecución presupuestal
Gestión Documental DG
Direccionamiento Estratégico
Gestión de Evaluación y Control
Gestión del Talento Humano
Gestión de Tecnologías de la Información
PIGA, Programas Ambientales
Matriz de aspectos e impactos ambientales, Programa de S&SO
Matriz de Riesgos y Peligros
Plan de seguridad de la información
Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información. Informes de seguimiento
Direccionamiento Estratégico,
Gestión del Talento Humano y
Gestión de Tecnologías de la Información
TN
Proceso Gestión de Evaluación y Control Informes de Gestión Planes de mejoramiento Informes de Auditoría (Hallazgos)
A
Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora establecidas en cada uno de los subsistemas de gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información.
Impactos mitigados
Riesgos mitigados
Controles implementados
Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas y eficaces
Gestión de Evaluación y Control, Direccionamiento Estratégico, Gestión del Talento Humano y Gestión de Tecnologías de la Información TN

RIESGOS :
Ver Módulo de Administración de Riesgos INDICADORES Ver Módulo de Objetivos e Indicadores
REQUISITOS LEGALES:
Ver Normograma REGISTROS Ver Listado Maestro de Registros