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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO DEL PROCESO Administrar la gestión documental a través de la recepción, clasificación, radicación, indexación,  distribución, control y seguimiento para conservar la documentación del SENA. 
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL NACIONAL Secretario (a) General
PROVEEDORES - GRUPOS DE INTERES ENTRADAS O INSUMOS ACTIVIDADES SALIDAS (PRODUCTO/SERVICIO) CLIENTES - GRUPOS DE INTERES ÁMBITO DE IMPLEMENTACIÓN
Archivo General de la Nación, Presidencia de la Republica Normatividad  P Establecer lineamientos para la recepción, distribución,  trámite de comunicación oficiales y otros envíos postales de SENA, de acuerdo con las dispociones de ley. Lineamientos  para la gestion de las  comunicaciones  Todos los procesos estratégicos, misionales, de soporte y grupo de interés TN
Archivo General de la Nación, Presidencia de la Republica,Función Publica Normatividad  Establecer parámetros para el control de registros  ( documentos y registros  de los procedimientos ) durante todo el ciclo de vida de los documentos, acorde con las disposiciones de  ley . Parámetros para el control de registros  Todos los procesos estratégicos, misionales, de soporte. TN
Archivo General de la Nación, Funcion Publica, Ministerio de Salud Procedimiento para la organización de los archivos Centrales y de Gestion  Establecer  lineamientos para la organización de los archivos  Centrales y de Gestion  Lineamientos para la organización de los archivos.  Todos los procesos estratégicos, misionales, de soporte. TN
Ministerio del Medio Ambiente,Proceso Direccionamiento Estratégico Matriz de aspectos e impactos ambientales Participar en la identificación de aspectos e impactos ambientales y la reglamentación aplicable al proceso. Matriz de aspectos e impactos ambientales Direccionamiento Estratégico TN
Proceso Gestión del Talento Humano Matriz de Peligros Participar en la identificación de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Matriz de riesgos y peligros Gestión del Talento Humano TN
Ministerio Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones, Organización Internacional Para Estandarización-  Proceso de Gestión de Tecnología de la Información  y  Proceso de Gestión Documental Matriz de activos de información Participar en la identificación de activos de información y definición de controles para la seguridad de la información. Controles para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información Gestión tecnologías de la información TN
Proceso Gestion Documental  Lineamientos  para la gestion de las  comunicaciones   H   Administrar  la comunicaciones  recibida y producida por la entidad  (recepción, clasificación, radicación, indexación,  distribución, control y seguimiento para conservar la documentación).  Índices, informes de seguimiento y control Todos los procesos estratégicos, misionales, de soporte y grupos de interés TN 
Normatividad Interna y Externa Todos los procesos, estratégicos, misionales, de soporte  Parámetros para el control de registros  Orientar a las depencias de la entidad  para la identificación de los documentos y registros de todos los procesos. Tablas De Retención  elaboradas o actualizadas  Todos los procesos estratégicos, misionales y de soporte TN
Personas naturales y jurídicas, colaboradores SENA, todos los procesos  Acuerdos, Resoluciones y Circulares Administrar los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones y Circulares) Acuerdos, Resoluciones, Circulares y expedientes de contratos y convenios organizados, controlados y registrados en el sistema de información para la gestión electrónica documental de la Entidad Todos los procesos estratégicos, misionales y de soporte. TN
Personas naturales y jurídicas y colaboradores SENA, todos los procesos  Lineamientos para la organización de los archivos.  Organizar los archivos centrales y orientar la organización de los archivos de gestión Inventario Documentales, Archivos de gestión y centrales organizados   Todos los procesos, estratégicos, misionales y de soporte y grupos de interés TN
Personas naturales y jurídicas y colaboradores SENA, todos los procesos   Visitas para la verificación de las TRD y los procedimientos de gestión documental en  la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional.  Realizar las  actividades de seguimiento a la aplicación de la Tabla de Retencion Documental y procedimentos  en la Direccion General, Regionales, Centro de formacion  Informes de visitas y planes de mejoramiento.  Todos los procesos, estratégicos, misionales y de soporte y grupos de interés TN
Direccionamiento Estratégico Programa de Gestión Ambiental Matriz de aspectos e impactos ambientales Ejecutar  las actividades definidas para el proceso en los programa de gestión ambiental   Registros de actividades de gestión ambiental Proceso Direccionamiento Estratégico - Planeación y Direccionamiento Corporativo TN
Proceso de Gestión de Talento Humano Programa de S&SO Matriz de Riesgos y Peligros Ejecutar  las actividades definidas para el proceso en los programa de seguridad y salud ocupacional Registros de actividades de S&SO Proceso Gestión del Talento Humano TN
Proceso de Tecnología de la Información Plan de seguridad de la información Aplicar los controles necesarios para la seguridad de la información Registros de actividades de seguridad de la información Proceso de Tecnologías de la Información TN
Proceso de Gestión de Documental  Inventario Documentales  y lineamiento para la organización de los archivos centrales. V Realizar seguimiento a la aplicación de la Tabla de Retención Documental en los archivos centrales y de gestión  Archivos centrales y de gestión que cumplen con la normatividad vigente  en gestión documental.  Todos los procesos, estratégicos, misionales y de soporte TN
Proceso de Gestión de Documental  Planes de Mejoramiento de Gestion Documental  Realizar seguimiento a las actividades definidas en los planes de mejoramiento de gestion documental  Informe consolidado de ejecucion de planes de mejoramiento. Todos los procesos, estratégicos, misionales y de soporte TN
Proceso Gestión de Evaluación y Control Direccionamiento Estratégico- Dirección de Planeación y direccionamiento Corporativo Informes de Gestión Informes de Auditoría (Hallazgos) Realizar medición y seguimiento a los indicadores (Ver Plan de Indicadores Resultados de evaluación de los indicadores del Proceso. Informes analizados y evaluados Proceso Direccionamiento Estratégico TN
Direccionamiento Estratégico Gestión de Evaluación y Control Gestión del Talento Humano Gestión de Tecnologías de la Información Programa de Gestión Ambiental Matriz de aspectos e impactos ambientales Programa de S&SO Matriz de Riesgos y Peligros Plan de seguridad de la información Verificar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales, de norma técnica y de la entidad, así como los que aplican específicamente a los subsistemas ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información. Informes de seguimiento Direccionamiento Estratégico, Gestión del Talento Humano y Gestión de Tecnologías de la Información TN
Direccionamiento Estratégico Gestión de Evaluación y Control Gestión del Talento Humano Gestión de Tecnologías de la Información Programa de Gestión Ambiental Matriz de aspectos e impactos ambientales Programa de S&SO Matriz de Riesgos y Peligros Plan de seguridad de la información Verificar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales, de norma técnica y de la entidad, así como los que aplican específicamente a los subsistemas ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información. Informes de seguimiento Direccionamiento Estratégico, Gestión del Talento Humano y Gestión de Tecnologías de la Información TN
Proceso Gestión de Evaluación y Control No Conformidades Actas de reuniones de supervisión Resultados de análisis de Riesgos Resultados de análisis de Indicadores Resultados de auditorías A Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora en cada uno de los subsistemas de gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información. Impactos mitigados Riesgos mitigados Controles implementados Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas y eficaces Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de Gestión del Talento Humano Proceso de Tecnologías de la Información Proceso Gestión de Evaluación y Control TN
RIESGOS :
Ver Módulo de Administración de Riesgos INDICADORES Ver Módulo de Objetivos e Indicadores
REQUISITOS LEGALES:
Ver Normograma REGISTROS Ver Listado Maestro de Registros