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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL

OBJETIVO DEL PROCESO

Desarrollar la gestión precontractual, contractual y postcontractual,  a través de los procesos de selección, suscripción y liquidación de contratos con el fin de suplir las diferentes necesidades de adquisición de bienes y servicios  que permitan el cumplimiento de la misión, funciones y competencias que le asigna la Ley a la Entidad

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL NACIONAL

Director(a) Jurídico

PROVEEDORES - GRUPOS DE INTERÉS ENTRADAS O INSUMOS ACTIVIDADES SALIDAS (PRODUCTO/SERVICIO) CLIENTES - GRUPOS DE INTERÉS ÁMBITO DE IMPLEMENTACIÓN
Normatividad en materia contractual emitida por el Congreso, Agencia Nacional de Contratación, Direccionamiento Estratégico, Colombia Compra Eficiente Leyes, Decretos, Resoluciones, Manuales, Circulaes P Definir los lineamientos en materia contractual Manual de contratación, Manual de supervisión e interventoría, Circulares Las áreas que demandan los procesos contractuales en la Entidad DG
Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP Proceso Direccionamiento Estratégico Guía de Administración del RiesgoNTC ISO 31000 - Gestión del Riesgo Identificar los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso Mapa de Riesgos Direccionamiento Estratégico Proceso gestión contratación TN
Direccionamiento Estratégico Matriz de aspectos e impactos ambientales Participar en la identificación de aspectos e impactos ambientales y la reglamentación aplicable al proceso. Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales Proceso Direccionamiento Estratégico TN
Gestión de Talento Humano Matriz de Peligros Participar en la identificación de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Matriz de Identificación de Riesgos Proceso Gestión del Talento Humano TN
Proceso Gestión Tecnologías de la Información Matriz de activos de información Participar en la identificación de activos de información y definición de controles para la seguridad de la información. Matriz de Identificación de Controles para la Información Proceso Gestión de Tecnologías de la Información TN
Todas las áreas de la Entidad que necesitan adelantar procesos contractuales En la Direccion General solicitar a traves de ControlDocs  C.I por radicar : Estudio previo, Matriz de riesgos del proceso contactual especifico,analisis del sector,anexos técnicos y CDP H   Efectuar revisión de la documentación acorde al proceso y su verificación en el plan de adquisiciones de la Entidad Ajustes y/o modificaciones a la documentación. Citación al comité de contratación En caso que se requiera. Las áreas que demandan los procesos contractuales en la Entidad TN
Todas las áreas de la Entidad que necesitan adelantar procesos contractuales Citación comité de contratación.  En caso que se requiera. Analizar los estudios previos, hacer las observacionbes correspondientes y dar la viabilidad del proceso acta de comité de contratación Las áreas que demandan los procesos contractuales en la Entidad TN
Grupo de Gestión contractual y áreas involucradas en el proceso Estudios previos definitivos, invitación pública (En caso que se requiera). y proyecto de pliegos (En caso que se requiera). Realizar el aviso de convocatoria (En caso que se requiera) y Publicación  en el SECOP del proceso de contratación de acuerdo al Decreto 1082/2015 Observaciones al proyecto de pliego o a la invitación pública Oferentes interesados en el proceso Documento del proceso
Grupo de Gestión contractual y áreas involucradas en el proceso Respuesta a observaciones y Pliegos definitivos (En caso que se requiera) Realizar la publicacion en SECOP de respuestas a observaciones y pliego de condiciones.    expedición acto administrativo de apertura En caso que se requiera. Oferentes interesados en el proceso TN
Grupo de Gestión contractual y áreas involucradas en el proceso cronograma del proceso Efectuar el cierre de convocatoria En caso que se requiera y presentación de ofertas  acta de registro de propuestas y acta de cierre  En caso que se requiera. Oferentes interesados en el proceso TN
Comité evaluador Ofertas presentadas por los oferentes  Realizar la evaluación técnica, jurídica y financiera En caso que se requiera de las propuestas  informe de evaluación Oferentes interesados en el proceso TN
Comité evaluador Informe de evaluación Hacer la publicación en el SECOP del informe de evaluación En caso que se requiera Observaciones al informe de evaluación Oferentes interesados en el proceso TN
Oferentes  observaciones al informe de evaluacion  Analizar   las observaciones presentadas Documento de respuesta a las observaciones y nuevo informe de evaluación si aplica Oferentes interesados en el proceso TN
Grupo de Gestión contractual Informe de evaluación definitivo   Elaboración del acto administrativo de adjudicación o aceptación de oferta y publicación en SECOP Acto  administrativo de adjudicación   o aceptación de oferta En caso que se requiera Oferentes interesados en el proceso TN
Grupo de Gestión contractual Informe de evaluación definitivo   Elaboración del acto administrativo de declaratoria de desierto o comunicación de declaratoria de oferta y publicación en SECOP Acto  administrativo o comuinicación de declaratoria de desierto. En caso que se requiera Oferentes interesados en el proceso TN
Grupo de Gestión contractual Oferta, pliego de condiciones y  Acto administrativo de adjudicación Eloaborar el contrato de acuerdo a la modalidad que se seleccione (Según las modalidades de selección lo establecido en el manual de contratación de la Entidad en la Resolución 203 del 2014 Contrato según modalidad del proceso oferente ganador y área que generó el proceso TN
Grupo de Gestión contractual Minuta del contrato Suscripción del contrato (Firma),  numeración del contrato  y   publicación  en SECOP contrato numerado y publicado contratista y  área que generó el proceso TN
Grupo de Gestión contractual Minuta del contrato Efectuar la legalización del contrato: Registro presupuestal Registro presupuestal contratista y  área que generó el proceso TN
Grupo de Gestión contractual Polizas  Efectuar el recibo y aprobación de pólizas En caso que se requiera Acta de aprobación de garantias Área que solicita la necesidad  TN
Grupo de Gestión contractual Documentos del proceso Entregar expediente contractual a Gestión documental para su organización y custodia expediente  grupo de administración de documentos  TN
Áreas que solicitaron el proceso legalización del contrato Designar el supervisor del contrato  Comunicación de acuerdo a la ley 1464, art 83 del decreto 1474 del 2011 y conforme  a la resolución 202 del 2014 que adopta el Manual de Supervisión e Interventoría del SENA conforme al punto 6 del Manual, la iteración del supervisor con el contratista se encuentra en el punto 12 del manual  contratista y  área que generó el proceso TN
Contratista supervisor Actividades de ejecución del contrato, actas Presentar Informes por parte del contratista y revisión de los informes por parte del supervisor Punto 13 y Punto 14 del Manual de Supervisión (Resolución 202/2014) , Informes de presentación de acuerdo al plazo de ejecución del contrato definido en los estudios previos, Informes de Supervisión Todas las áreas TN
Contratista supervisor Actas e Informes del Supervisión, Cuentas de Cobro aprobadas, Pagos Entrega de documentos e informes al grupo de administración de documentos  expediente completo Gestión docuemntal TN
supervisor y área que genero la necesidad  En la Direccion General solicitar a traves de ControlDocs C.I solicitud de modificación y/o, prorroga y/o adición) Análisis de viabilidad económica, financiera y jurídica y elaboración minuta según sea el caso minuta Contrato TN
Grupo de gestión contractual otrosí modificatorio solicitud de registro presupuestal en  el caso de adición Certificado de Registro Presupuestal Area que genera la solicitud TN
Contratista otrosí modificatorio Recibo y aprobación de pólizas En caso que se requiera acta de aprobación de garantias En caso que se requiera Área que solicita la necesidad TN
supervisor o interventor   En la Direccion General solicitar a traves de ControlDocs  C.I  solicitando  la viabilidad para citar a audiencia  de incumplimiento, informe de supervisión y anexos soporte  del incumplimiento Revisión de requisitos para la imposición de multas, sanciones y declaratoria de incumplimiento. citación a audiencia contratista, area que solicita el servicio, supervisor o interventor y aseguradora TN
Grupo de gestión contractual citación a audiencia  Realizar audiencia según procedimiento de artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 acta de audiencia y Resolución de multa, sanción, declaratoria de incumplimiento o absolución contratista, area que solicita el servicio, supervisor o interventor y aseguradora TN
Área que solicita la necesidad En la Direccion General solicitar a traves de ControlDocs C.I de solicitud de revisión de documentos para liquidación con los siguientes documentos: Póliza, acta de aprobación de póliza, contrato, proyecto de acta de liquidación, Informe Final de Supervisión, Relación de pagos, CDP y CRP. Revisión de documentación  que soporta el acta de liquidación y aprobación por parte de la coordinación de gestion contractual En caso que se requiera acta de liquidación aprobada para firmas de las partes correspondientes contratista area que genera la necesidad TN
Area que solicita la necesidad Acta de liquidación suscrita por las partes  En caso que se requiera Realizar la publicación en SECOP  publicación area que genera la solicitud, suoervisor, contratista TN
grupo de gestión contractual acta de liquidación, anexos  Enviar el acta de liquidación y anexos al grupo de administración de documentos para su organización, archivo y custodia a través del formato GD-F-003  de Gestión documental cierre del proceso área que genera la solicitud, contratista, grupo de Gestión contractual TN
Congreso, Agencia Nacional de Contratación Normatividad Socializar la normatividad contractual vigente Capacitaciones Todos los procesos TN
Direccionamiento Estratégico Metodología Establecida Ejecutar  las actividades definidas para el proceso en los programas de gestión ambiental   Registros de actividades de gestión ambiental Proceso Direccionamiento Estratégico - Planeación y Direccionamiento Corporativo TN
Proceso de Gestión de Talento Humano Metodología Establecida Ejecutar  las actividades definidas para el proceso en los programas de seguridad y salud ocupacional Registros de actividades de S&SO Proceso Gestión del Talento Humano TN
Proceso de Tecnología de la Información Metodología Establecida Aplicar los controles necesarios para la seguridad de la información Registros de actividades de seguridad de la información Proceso de Tecnologías de la Información TN
Proceso Direccionamiento Estratégico- Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Mapa de Riesgos Institucional y por Procesos V Realizar seguimiento a los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso  Informe de seguimiento y monitoreo de riesgos Proceso Direccionamiento Estratégico Proceso de Evaluación y Control TN
Proceso Gestión de Evaluación  y Control Direccionamiento Estratégico- Dirección de Planeación y direccionamiento Corporativo Informes de Gestión  Informes de Auditoría (Hallazgos) Realizar medición y seguimiento a los indicadores  (Ver Plan de Indicadores) Resultados de evaluación de los indicadores del Proceso. Informes analizados y evaluados Proceso Direccionamiento Estratégico TN
Direccionamiento Estratégico Gestión de Evaluación y Control Gestión del Talento Humano Gestión de Tecnologías de la Información Programa de Gestión Ambiental Matriz de aspectos e impactos ambientales Programa de S&SO Matriz de Riesgos y Peligros Plan de seguridad de la información Verificar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales, de norma técnica y de la entidad, así como los que aplican específicamente a los subsistemas ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información. Informes de seguimiento Direccionamiento Estratégico, Gestión del Talento Humano y Gestión de Tecnologías de la Información TN
Gestión de evaluación y control, Direccionamiento Estratégico Informes de Gestión  Planes de mejoramiento Informes de Auditoría (Hallazgos) A Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora en cada uno de los subsistemas de gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información. Impactos mitigados Riesgos mitigados Controles implementados Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas y eficaces Gestión de Evaluación y Control, Direccionamiento Estratégico, Gestión del Talento Humano y Gestión de Tecnologías de la Información TN

RIESGOS :

Ver Módulo de Administración de Riesgos INDICADORES Ver Módulo de Objetivos e Indicadores

REQUISITOS LEGALES:

Ver Normograma REGISTROS Ver Tabla de Retencion Documental